L’onboarding d’un salarié, c’est son intégration à une équipe et plus largement à une culture d’entreprise. Un onboarding réussi permet de rendre rapidement autonome un nouvel entrant, tout en gardant son niveau de motivation au plus haut. Cette seule définition, simple, suffit à démontrer la difficulté et l’enjeu d’un onboarding RH.
Qui aurait pensé que l’embauche et l’intégration d’un salarié pouvait régulièrement se faire à distance, avant la crise sanitaire que nous venons de vivre ?
Il s’agira pourtant de l’un des acquis de cette période de crise sanitaire : beaucoup d’organisations ont dû apprendre, sur le tas, à intégrer de nouveaux talents malgré la distance, du recrutement à l’intégration.
Marlène, Talent Partner RPO chez GetPro, a par exemple été amenée à organiser l’onboarding RH de 5 nouveaux collaborateurs pour la start-up Liberkeys pendant le premier confinement, de Mars à Mai 2020. 6 mois plus tard, ces 5 nouvelles recrues se sont bien intégrées, et plus personne ne fait la différence entre leur intégration et celle des autres membres de l’équipe.
Les recruteurs du cabinet digital de GetPro travaillent avec de nombreux clients, de la conception de processus de recrutement sur-mesure, au closing et à l’onboarding de nouveaux collaborateurs.
Mais pour ce qui est de l’onboarding à distance, nos consultants spécialisés en RPO (Recruitment Process Outsourcing) sont aux premières loges. Ils ont accompagné et accompagnent de nombreuses startups et parmi celles qui ont inspiré cet article, nous pouvons citer BlaBlaCar, Leetchi, iGraal, Appenin, ou Liberkeys.
Alors sans plus attendre, voici nos apprentissages de cette période en 5 grands principes pour réussir vos onboarding à distance.
1- Se donner les moyens pour réussir ses onboarding à distance
Recruter à distance ne laisse aucune place à l’improvisation. Une fois le recrutement acté, il est ainsi essentiel de suivre l’intégration de chaque nouvelle recrue de près. Pour y parvenir, il est nécessaire d’avoir une personne dédiée à l’intégration des nouvelles recrues. Cette personne doit suivre ce qui se passe pour le nouveau collaborateur, y passer du temps et rester disponible.
Lorsqu’on est à distance, il est beaucoup plus difficile de prendre ses marques dans une nouvelle entreprise, de demander de l’aide ou de se repérer dans un nouvel environnement professionnel. Mais bien entendu les choses peuvent très bien se passer si le bon cadre est mis en place.
2- Limiter le nombre de recrutements simultanés
Pour réussir vos recrutements à distance, il est hautement conseillé de limiter le nombre de nouveaux collaborateurs à accueillir en même temps. Pour permettre aux managers et aux équipes de consacrer du temps à l’accueil des nouvelles recrues, il est important de garder des proportions raisonnables, quitte à étaler davantage les recrutements dans le temps.
Voici quelques ordres de grandeur, pour vous donner une idée :
- Pour une entreprise de 50 à 100 personnes, nous conseillons de limiter à 5 personnes.
- En dessous de 40 personnes, nous conseillons de limiter à 2 / 3 recrutements à distance simultanés.
3- Des processus d’onboarding au cordeau
Pour réussir votre onboarding digital, il vous faudra veiller à avoir une préparation administrative rigoureuse, tirée au cordeau. Là où l’onboarding RH classique peut éventuellement autoriser un délai de retard de quelques jours pour certaines formalités, l’onboarding à distance ne laisse pas le droit à l’erreur.
- Les bons outils à temps : Le matériel doit être commandé et préparé en avance, les accès aux outils en ligne et les adresses e-mails doivent être créés en amont, sinon le travail ne peut tout simplement pas commencer.
- Les contrats pour établir la confiance : Les contrats doivent être prêts en avance, parce qu’ils permettent de rassurer les nouveaux embauchés sur les conditions pour lesquelles ils ont signé, et répondent à toutes les questions qu’ils ne pourront pas poser aux collègues à la machine à café : les congés, les horaires, les pauses, les détails de la rémunération…
Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement sur votre processus d’onboarding digital ?
4- Onboarding digital : formaliser et multiplier les rendez-vous
Pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues et éviter de les laisser livrées à elles-mêmes, nous conseillons aux managers de prévoir une série de rendez-vous tout au long du premier mois.
- La première semaine, le rythme idéal est d’un rdv le matin, et un autre le soir, tous les jours de la semaine. Cela peut vous paraître beaucoup, mais ce n’est pas grand-chose lorsqu’on est à distance.
- Les trois semaines qui suivent, nous conseillons de garder au minimum un point par jour.
La formalisation des échanges permet de compenser le manque de présence physique qui aurait simplifié les relations. À distance, les nouveaux entrants ont tendance à avoir encore plus de mal à oser déranger leur manager. Ces rendez-vous formalisés auront également pour rôle de permettre de créer du lien avec le nouveau manager malgré la distance.
Enfin, après ce mois intense de rendez-vous formalisés, vous pourrez ajuster les rendez-vous en fonction du niveau d’intégration de vos nouvelles recrues, et éventuellement revenir à un fonctionnement plus classique.
5- Onboarding RH à distance : ne pas abandonner l’informel
Ce n’est pas parce que l’onboarding se déroule à distance que vous devez abandonner la dimension informelle inhérente à n’importe quelle prise de poste. Pour y pallier, différents dispositifs peuvent être mis en place, ils dépassent le simple onboarding et permettent de garder une dose d’informel :
– Mettre en place un système de Buddy : beaucoup de startups mettent en place un système de buddy. Un employé qui a une activité différente du nouvel entrant, le parraine durant ses premières semaines dans l’entreprise, ce qui lui permet de se familiariser avec la culture d’entreprise tout en découvrant un autre pan de l’activité de l’entreprise.
– Formaliser des “moments break” : chez de nombreux clients, nos consultants RPO ont mis en place des breaks digitaux informels de 30 minutes tous les jours, qui ont généralement lieu en milieu d’après-midi, vers 16h.
Les collaborateurs répondent présent à chaque fois et, une fois par semaine, ces moments breaks se transforment en escape game (digital). Nous recommandons d’éviter de dépasser les 15 personnes pour garder une bonne convivialité.
Quelle conclusion tirer de notre expérience de l’onboarding à distance ?
Un bilan positif
Entre les deux confinements, les recrues onboardées pendant le premier confinement ont pu enfin rencontrer tout le monde, et peut-être qu’elles-mêmes intégreront de nouveaux entrants à distance durant le 2ème confinement. Traduction, l’onboarding à distance, ça marche !
Difficile à généraliser à tous les profils
Nos consultants en RPO ont recruté et onboardé des profils de data scientists, d’UX, d’UI, et de développeurs Front-End et Back-End. Sur ces métiers, nous n’avons rencontré de difficultés ni dans le recrutement ni dans l’onboarding à distance. Mais sans doute est-il encore trop tôt à ce stade pour généraliser nos conclusions à tous les nombreux autres profils de postes.
Vous connaissez maintenant les ingrédients qui nous ont permis de passer le cap du confinement sans renoncer à onboarder de nouveaux talents pour GetPro comme pour nos clients.
Vous souhaitez en discuter avec un de nos experts en recrutement ? Contactez-nous !
