Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur est un des enjeux majeurs pour fidéliser vos collaborateurs et renforcer le sentiment d’appartenance dès le début de la relation. Pour 80 % des nouveaux employés, il suffit de six mois pour savoir s’ils vont rester dans l’entreprise ou non. C’est pourquoi il est crucial d’entretenir le lien avec vos futurs salariés bien avant leur premier jour dans votre entreprise.
Mettre en place un processus de pré onboarding (parfois appelé pré boarding) de qualité, c’est s’assurer que le recrutement du collaborateur est verrouillé, et que celui-ci est motivé à vous rejoindre.
Qu’est-ce qu’un préavis ?
Lors d’un licenciement ou une démission, la rupture du contrat de travail n’intervient pas immédiatement. Sauf en cas de dispense, le salarié continue d’occuper son poste dans l’entreprise en attendant son départ définitif. La rupture définitive d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ne peut avoir lieu qu’après un “délai de prévenance” : le préavis.
Dans le cas du contrat à durée déterminée (CDD), celui-ci prend fin au terme prévu dans le contrat. Cependant, il existe certains cas où le préavis peut s’appliquer dans le cadre d’un CDD. La cause la plus fréquente est la rupture anticipée du CDD, lorsqu’un salarié accepte un CDI avec un autre employeur.
Ce préavis a une durée variable en fonction de l’ancienneté du salarié dans son entreprise :
- 8 jours : 24 heures
- de 8 jours à 1 mois : 48 heures
- de 1 à 3 mois :2 semaines
- Entre 3 mois et 2 ans : la durée du préavis est fixé à 1 mois
- Au moins 2 ans : la durée du préavis est fixée à 2 mois
Durant le préavis, les conditions de travail restent inchangées. Le préavis a pour but de permettre à l’ex-salarié et à l’employeur de s’organiser.
Pourquoi faut-il être vigilant pendant la période de préavis ?
Vous avez recruté quelqu’un, mais vous devez attendre la fin de son préavis avant sa prise de poste ? Faites attention : tout comme la période d’essai, le pré-onboarding est un moment-clé de la relation avec le candidat. Si vous attendez la prise de poste pour motiver votre nouvel arrivant, il sera peut-être déjà trop tard. En 2019, 65 % des employeurs déclarent avoir embauché des personnes qui ne se présentaient pas le premier jour.
Le risque du ghosting de la part des candidats
Depuis peu, le “ghosting” a fait son apparition dans les processus de recrutement, surtout dans le cadre de postes qui demandent des compétences recherchées. Cette tendance consiste, pour les candidats, à postuler sans jamais donner de nouvelles.
Une raison du ghosting peut être une mauvaise expérience lors de l’entretien. Les futurs salariés sont de plus en plus critiques vis-à-vis de leurs futures entreprises. C’est pourquoi il est important pour les entreprises de non seulement présenter une bonne marque employeur, mais aussi de proposer une bonne expérience collaborateur dès le début du processus de recrutement.
Une autre des causes probables de ce phénomène est l’augmentation de l’employabilité des cadres en France. En effet, on constate actuellement que le recruteur attire moins qu’avant et les candidats prennent le pouvoir. Les candidats peuvent ainsi se retrouver avec plusieurs opportunités d’emploi, ce qui leur laisse le choix. Ainsi, même s’ils confirment leur présence à vos entretiens, l’apparition d’offres qui les intéresse plus peut les amener à vous ghoster.
La volatilité salariale
Sans pour autant vous ghoster, avant la fin de leur période de préavis, les candidats sont toujours susceptibles d’accepter une autre offre ailleurs. Et c’est parfois dû à des processus de recrutement jugés trop longs par certains postulants. Manque de transparence, manque de retours des interlocuteurs, trop de temps entre deux interlocuteurs… Faire attendre trop longtemps le candidat, c’est risquer qu’il interprète cela comme un signal négatif.
Pour autant, aller trop vite peut aussi sembler suspect à un candidat. Alors que faire ? Dans tous les cas, il est crucial de maintenir le contact avec le candidat et soigner le processus d'onboarding dans sa nouvelle entreprise. Et ce, dès le début de son préavis dans son entreprise précédente.
Comment assurer un bon pré-onboarding ?
Avant même ses premières semaines en entreprise, il est important de commencer en amont l’intégration des nouveaux arrivants dans l’entreprise. Plus qu’un parcours d’intégration classique, le pré-onboarding permet à la fois de verrouiller l’embauche et d’assurer une bonne intégration des nouveaux embauchés.
Voici 6 conseils à suivre pour optimiser l’intégration des nouveaux entrants.
1. Désigner un parrain : un élément clé de l’intégration
Un collaborateur bien intégré est une personne qui dispose d’un cadre de travail 100 % opérationnel dès son premier jour. C’est pourquoi il est crucial de désigner un parrain (ou un mentor) pour faciliter l’arrivée du nouveau venu que ce soit sur le plan humain ou matériel. Le parrain est généralement une personne de la même équipe, ou une personne des ressources humaines.
Les missions du parrain durant le processus d'onboarding sont le plus souvent :
Présenter les différents collaborateurs (ou un pot de bienvenue)
Faire le lien avec la fonction RH et les autres équipes
Montrer les lieux à retenir : les différents services, la salle de pause, etc.
2. Mettre le collaborateur en lien avec sa future équipe
Rien de tel qu’une rencontre informelle pour permettre aux anciens et aux nouveaux salariés de l’équipe d’apprendre à se connaître. Lorsqu’on est embauché, il ne suffit pas de performer à son poste : il est aussi très important de se faire apprécier et accepter par sa nouvelle équipe. De plus, difficile de connaître la dynamique de l’équipe avant d’arriver :
- Les collègues s’entendent-ils bien ?
- Sont-ils complémentaires ?
- Quels sont leurs types de personnalités ?
- Quel type de management est mis en place ?
- Quelle est la culture d’entreprise ?
Dès que le recrutement est acté, n’hésitez pas à mettre le futur collaborateur en lien avec son équipe autour d’un verre ou d’un repas. Il pourra alors poser toutes les questions qu’il n’aura pas osé aborder en entretien d’embauche. Sans oublier que pour de nombreux collaborateurs, les afterworks sont importants pour le bien-être en entreprise.
3. Préparer la partie administrative à l'avance
Personne n’apprécie de passer son premier jour de travail à faire des tâches administratives et à créer des accès sur les différents outils. Pourquoi ne pas prendre une longueur d’avance afin d’offrir à vos futurs salariés une première journée plus intéressante ?
Voici quelques tâches que vous pouvez anticiper (éventuellement avec l’aide de votre future recrue) :
- Préparer le contrat de travail et autres documents administratifs : URSSAF, mutuelle, tickets restaurants, visite médicale…
- Créer et activer les comptes entreprise : emails, outils de gestion de projet, outils de communication, etc.
- Aménager un espace de travail pour l’arrivant : un ordinateur, un bureau, du matériel de bureau…
- Commander un badge d’accès
4. Entretenir régulièrement le contact durant le pré onboarding
L’absence de communication entre la promesse d’embauche et la date d’intégration est une des raisons principales pour lesquelles un candidat peut opter pour une autre entreprise au cours de son préavis.
Voici quelques idées sur comment entretenir la relation avec un nouveau collègue :
- Lui envoyer une série d’emails pour lui souhaiter la bienvenue et lui donner un maximum de visibilité sur la suite des évènements
- L’inscrire sur l’outil de collaboration interne : pour recevoir toutes les dernières informations (formelles et informelles) au cœur de l’entreprise.
- L’inscrire aux newsletters pour le tenir au courant des actualités de l’entreprise
- L’inviter aux évènements de teambuilding
5. Annoncer l’arrivée de la nouvelle recrue en interne
Officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié dans l'entreprise est une étape importante. Une possibilité rapide et efficace est d’envoyer à tous les collaborateurs de l’entreprise un email avec les informations clé de leur futur collègue :
- Nom et prénom de la personne recrutée,
- Intitulé de poste
- Service dont il fait partie, l’équipe qu’il rejoint, et éventuellement organigramme
- Missions confiées
- Date d’arrivée
N’hésitez pas non plus à présenter le profil du nouvel employé lors d’une réunion d’équipe avec sa photo, son âge, ses centres d’intérêt (avec son autorisation bien sûr).
6. Anticiper ses futures questions
Ne laissez pas vos futurs employés dans le vague. Une bonne communication peut aider à éviter de nombreuses sources de stress de leur part en répondant à l’avance à leurs questions :
- Quelles sont les horaires et le rythme de travail ?
- Comment venir sur place ?
- Y a-t-il un dresscode ?
- Comment s’organise l’équipe au moment du déjeuner ?
- À qui s’adresser en cas de questions ?
C’est d’ailleurs l’occasion de fournir des documents comme le livret d’accueil, le règlement intérieur ou la convention collective.
Ce qu’il faut en retenir
Maintenir le contact avec vos futurs salariés pendant leur préavis est une étape cruciale du recrutement. Toute la période de transition entre la promesse d’embauche et les premiers jours dans sa nouvelle équipe doivent être bien préparé. Négliger cette étape vous fait prendre le risque d’être ghosté par le candidat, ou qu’il accepte l’offre d’une autre entreprise.
Afin de ne laisser aucune incertitude, prenez régulièrement des nouvelles du postulant et n’hésitez pas à lui apporter des conseils lors de certaines étapes décisives. Cela permettra non seulement de le rassurer, mais également de faciliter son intégration à sa nouvelle équipe.
