Comment choisir vos nouvelles recrues sur la base de compétences précises ? Comment faire évoluer vos collaborateurs en interne sur des critères objectifs ? Le référentiel de compétences est votre meilleur allié RH. L’outil RH sur lequel vous appuyer pour déployer votre stratégie GPEC.
Le référentiel de compétences facilite la gestion et donc la fidélisation de vos talents. Il cartographie les savoirs nécessaires sur vos différents postes et vous permet de recruter plus intelligemment.
Imaginez que vous disposiez d’un inventaire, exhaustif, de toutes les compétences de votre organisation en un même document. Que cet inventaire vous offre une vision globale, mais aussi détaillée, des compétences requises pour exercer correctement chaque poste nécessaire à la bonne marche de votre entreprise. Avouez que cela vous simplifierait considérablement votre recherche de talents, leur gestion et leur développement.
Ce document a un nom, c’est le référentiel des compétences métiers.
Un brin de définition, pour commencer
Au sein d’un référentiel de compétences, vous trouverez des compétences regroupées par activité ou domaine (technique, managérial, organisationnel, etc.).
Savoir, savoir-faire et savoir-être
Les standards habituels distinguent trois types de compétences :
- Les savoirs : pour un emploi type, quelles sont les connaissances théoriques, souvent acquises pendant votre formation initiale ou continue, à maîtriser ?
- Les savoirs-faire (hardskills) : quelles sont les compétences opérationnelles et techniques ? Ils sont généralement acquis avec l’expérience et la pratique du métier. Exemples : pratique de la gestion de projet, pratiques des outils informatiques et progiciels comptables.
- Les savoirs-être (softskills) : quelles sont les compétences inhérentes à la personne, comportementales et relationnelles ? Exemples : rigueur, gestion du stress, sens relationnel.
Ne confondez pas référentiel de compétences et fiche de poste
La fiche de poste contient toutes les informations nécessaires sur un poste donné : intitulé, statut, temps de travail, relations hiérarchiques et fonctionnelle, missions et, éventuellement, les compétences requises.
Le référentiel, lui, recense les connaissances et savoirs indispensables à la bonne tenue du poste, puis à l’évolution sur le poste. Il peut en revanche être un support pour rédiger la partie “compétences” de la fiche de poste.
Générez votre fiche de poste sur-mesure
Pourquoi réaliser un référentiel de compétences ?
Ce référentiel n’a aucun caractère obligatoire. Il comporte néanmoins de sacrés avantages, pour les RH, managers et dirigeants de même que pour les salariés. Il serait dommage de vous en priver !
1. Un état des lieux complet de vos forces vives et de vos faiblesses :
Les entreprises apprécient l’outil référentiel de compétences pour son inventaire complet mais surtout car il permet de positionner le niveau de chaque salarié sur lesdites compétences.
Chacun des savoirs (ou compétences) est en effet corrélé à un degré de maîtrise requis (par exemple niveau 3 requis sur une échelle de niveaux de 1 à 4). Cela vous permet de mesurer, au moyen d’indicateurs d’évaluation précis, l’écart entre les compétences nécessaires et celles actuellement disponibles. Le positionnement sur cette échelle de niveaux vous permet ainsi de qualifier un profil de junior ou de senior sur un poste donné.
2. un outil nécessaire au bon pilotage de vos RH :
Un tel outil vous confère un atout maître pour conduire votre compétitivité et le management de vos équipes. C’est, à la base, un puissant outil pour le service RH, mais également le service gestion de carrière et formation, ainsi que tout manager, pour mener une bonne stratégie en matière de gestion du capital humain.
Vous en avez besoin pour évaluer le niveau de chacun ; pour anticiper les besoins en formation ; pour savoir quels types de compétences recruter ; savoir quel salarié positionner sur un poste donné ; revoir la mobilité interne…
A vous qui souhaitez mettre la gestion des compétences au centre de votre politique RH, le référentiel de compétences est une base indispensable pour réaliser nombre de vos documents RH, tels que vos fiches de poste, préparer vos entretiens annuels d’évaluation, élaborer les profils de candidatures et vos offres d’emploi, etc.
Comment construire votre référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétences est un outil précieux dont la construction requiert un investissement certain de vos équipes RH et métier.
Soyez déjà conscient de vos objectifs, à savoir ce que vous avez besoin d’y trouver et comment vous allez en utiliser les résultats, puis déterminez votre périmètre d’observation (métier, poste, service ?).
1. Commencez par identifier les compétences à évaluer
C’est là le point névralgique du référentiel. Si les compétences sont mal identifiées ou mal évaluées, votre référentiel ne servira plus à rien. Pire, il vous mènera dans la mauvaise direction, mettant à mal toute votre stratégie RH.
Dans un premier temps, recensez vos différents métiers. Pour chacun d’eux, identifiez les compétences liées. Pour cela, et étant donné que plus rien ne se fait désormais plus sans une bonne dose d’intelligence collective, nous vous conseillons de procéder avec un groupe projet dédié.
Le secret de ce « dream team » est de faire en sorte d’éviter la consanguinité, entendez par là qu’elle ne doit pas être constituée que de RH, mais également de managers opérationnels et de collaborateurs experts métiers afin d’être au plus près des besoins et de la réalité du terrain. L’autre atout de réussite est d’utiliser des méthodes créatives du type brainstorming ou mind mapping, et également d’utiliser des verbes décrivant des actions concrètes à mener.
2. Hiérarchisez et élaborez votre échelle de niveaux de compétences
Toutes les compétences ne se valent pas. Certaines sont hautement indispensables, d’autres souhaitables. A vous de prioriser.
N’hésitez pas à les classer aussi entre hardskills et softskills.
Pour chacune d’elles, déterminez une progression par niveau. Dans un tableau par exemple, définissez des niveaux de 1 à 4 avec une phrase de détail pour chacun de ces niveaux. Puis déterminez le niveau requis pour la bonne tenue de ce poste.
3. Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement
Plus votre document sera aisé à lire, plus volontiers le personnel s’appuiera dessus et plus il sera bénéfique à votre organisation. Misez ainsi sur un tableau avec un support clair, visuel, aéré, facile d’utilisation. Il ne vous restera plus qu’à le soumettre à validation.
4. Remettez votre cœur à l’ouvrage
« Hâtez-vous lentement ; et, sans perdre courage, vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage » Nicolas Boileau.
Digitalisation, transformation des organisations, évolutions des technologies, des comportements, de la demande… et, forcément, des métiers. Pour éviter l’obsolescence programmée de votre référentiel de compétences, comprenez qu’il vous faudra y apporter certaines modifications et le mettre à jour régulièrement. Ce que vous ferez avec enthousiasme si vous avez bien compris les avantages ci-dessus mentionnés et notre méthode de construction.
