Cela ne vous étonnera pas : l’entretien d’embauche est un passage récurrent dans le quotidien d’un recruteur. Et dans le déroulement de n’importe quel processus de recrutement. L’entretien doit permettre de déterminer quel est le bon candidat pour le poste que vous avez à pourvoir.
Comment réussir à organiser vos entretiens de façon équitable entre les candidats ? Miser sur le feeling avec le candidat est-il suffisant ?
La meilleure façon de vérifier si un candidat correspond parfaitement à votre besoin en recrutement ? Structurer votre entretien. Un entretien d’embauche structuré sera beaucoup plus fiable qu’un entretien à l’intuition.
C’est d’ailleurs ce que montrent plusieurs études scientifiques (cf notre article précédent sur la psychométrie).
Un entretien d’embauche, qu’est-ce que c’est ?
De façon schématique, un entretien structuré est simplement un entretien pour lequel les questions ont été préparées au préalable. Les questions seront ainsi identiques pour chacun des candidats.
Lors de cet entretien, les questions posées ont pour objectif d’évaluer la capacité des candidats à gérer des situations en lien avec le poste. Elles peuvent être de 2 types différents :
- Les questions comportementales : il est demandé aux candidats de partager une expérience vécue au préalable qui témoigne d’une compétence recherchée sur le poste.
- Les questions situationnelles : l’objectif est de déterminer comment le candidat se comporte dans une situation donnée. Des situations définies, bien entendu, au préalable, et en lien étroit avec le poste.
Un bon entretien structuré se prépare en amont. Il est essentiel de clarifier les critères importants pour le poste, et de les pondérer si besoin. Par la suite, il suffit de créer une grille d’évaluation avec un récapitulatif des questions/réponses, afin de s’assurer que la décision finale est prise sur la base d’un référentiel commun.
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Quel est l’objectif d’un entretien structuré ?
L’objectif d’un entretien structuré est double :
- assurer une égalité de traitement entre tous les candidats,
- évaluer les mêmes critères chez chacun, de façon aussi objective que possible, afin de prendre une décision de recrutement éclairée.
Bien entendu, l’entretien structuré présente un avantage certain côté recruteurs. Grâce à la grille d’évaluation, ceux-ci sont moins soumis à leurs biais cognitifs et donc davantage attentifs aux réponses des candidats. Ils n’ont pas à réfléchir à la prochaine question, et cela limite le risque d’aborder des sujets non pertinents par rapport aux compétences attendues.
Le recours à un entretien structuré réduit également le risque de discrimination.
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Comment mettre en place un entretien structuré ?
Première étape : déterminer quels critères évaluer
Les critères à évaluer doivent être définis avec attention. Il s’agit uniquement d’éléments en relation directe avec le poste pour lequel vous cherchez à recruter. Niveau d’expérience, compétences techniques spécifiques, secteur d’activité… Ces éléments devront être définis en lien étroit avec les équipes métiers en interne.
Deuxième étape : hiérarchiser ces critères
En fonction des critères requis pour ce poste, il s’agit ensuite de les classer par ordre de priorité. Identifiez pour cela les critères qui sont essentiels, ceux qui sont rédhibitoires, et distinguez-les de ceux qui constitueraient un bonus appréciable mais ne sont pas 100% indispensables.
Troisième étape : définir quelles questions poser
Pour évaluer les candidats, les deux types de questions (comportementales et situationnelles) évoqués ci-dessus entrent en jeu. Celles-ci seront bien sûr adaptées en fonction du secteur d’activité et du profil du candidat.
L’objectif est ici de s’assurer autant que possible que le candidat dispose bien des compétences ou traits de personnalité que vous avez identifiés comme les plus importants. Il s’agit donc de lister les questions que vous souhaitez poser à l’ensemble de vos candidats, en s’assurant que celles-ci vous permettent bien d’évaluer l’ensemble des critères.
Bien entendu, si malgré tout des zones d’ombre subsistent à l’issue d’un entretien structuré, d’autres outils, tels que des tests de personnalité, pourront ensuite être utilisés pour confirmer ou infirmer certains éléments.
Quatrième étape : définir l’échelle de notation
Une fois que vous disposez des questions à poser à vos candidats, encore faut-il hiérarchiser les niveaux de réponse à chacune d’entre elles. L’idée est ainsi ici de définir, pour chaque question, une échelle, par exemple de 1 à 5, pour laquelle chaque note correspond à un niveau de réponse bien spécifique.
Cette échelle doit permettre de couvrir l’ensemble des réponses susceptibles d’être formulées par les candidats. Ainsi, il vous sera possible de comparer les réponses de tous vos candidats, en vous appuyant sur une échelle de notation commune.
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Les points clés d’un entretien structuré
Votre grille de notation est fin prête ? Le moment est venu de recevoir vos premiers candidats en entretien structuré. Voici pas à pas les étapes clés pour faire de vos entretiens structurés un succès.
Accueil du candidat
La première impression est primordiale : soignez donc tout particulièrement l’accueil du candidat. S’il s’agit d’une étape qui peut sembler intuitive, celle-ci reste trop souvent sous-estimée.
Ces premières minutes donnent déjà le ton de votre entretien. Un bon accueil pourra donner renforcer l’envie du candidat de rejoindre l’entreprise. A l’inverse, une mauvaise impression pourra avoir un réel effet repoussoir.
Inutile d’en faire trop pour autant : proposez simplement au candidat de patienter dans un espace calme, avec un café, un thé ou un verre d’eau.
Laissez le candidat se présenter
Voici venu le moment propice pour creuser le parcours du candidat, vérifier les informations inscrites sur le CV du candidat, et vous faire une première idée de ses compétences professionnelles.
Le plus simple est ici de revenir une à une, de manière chronologique, sur les expériences clés qui jalonnent le parcours professionnel du candidat.
Creuser les motivations du candidat
Plus un candidat sera motivé pour un poste, plus son intégration au sein de l’entreprise en sera facilitée. Cherchez donc à cerner les motivations principales du candidat : salaire, conditions de travail, localisation, évolution à court, moyen ou long terme…
L’idée est simple : mieux vaut recruter un candidat motivé à 150% à qui il manquera certaines compétences (car des compétences peuvent s’acquérir)… Plutôt qu’un candidat peu motivé, qui lui ne verra pas forcément sa motivation augmenter au fil du temps, et pourrait même avoir un impact négatif sur l’atmosphère de son équipe voire de l’entreprise.
Surtout, laissez toujours la possibilité au candidat de s’exprimer sur d’autres éléments, au-delà de votre grille d’entretien, qui peuvent lui sembler importants. Et encouragez-le à demander des informations complémentaires – notamment en fin d’entretien.
La transparence avant tout
Vous cherchez le candidat idéal pour votre entreprise, ou celle de votre client.
Le candidat cherche l’entreprise idéale dans laquelle il pourra s’épanouir et progresser.
Afin de s’assurer que les ambitions des uns et des autres entrent bien en adéquation, et de limiter drastiquement les risques de friction ultérieurs, il est ainsi essentiel d’être aussi transparent que possible.
Renseignez vous donc sur ce que le candidat a compris de l’entreprise et du poste, avant de lui fournir toutes les informations nécessaires supplémentaires.
N’hésitez pas également à communiquer sur d’éventuelles convergences ou divergences cela permettra de cerner la motivation réelle du candidat et de s’assurer que celui-ci correspond réellement au poste. C’est une étape challengeante, très intéressante, qui permet de voir les réelles attentes d’un candidat… Et donc si celles-ci peuvent bien “matcher” avec celles de l’entreprise.
Enfin, de la même façon, en fin d’entretien, offrez au candidat un maximum de visibilité sur la suite du processus de recrutement, et sur le moment où il sera recontacté.
Quelle est la durée idéale pour un entretien structuré ?
Il est difficile d’annoncer de façon péremptoire une durée idéale pour un entretien structuré.Tout dépendra du recruteur, chacun a ses préférences. Il est cependant conseillé d’éviter de dépasser les 45 minutes (ou de faire des pauses en cours d’entretien). En effet la concentration du candidat comme du recruteur ne sera plus optimale au-delà.
Exemples de questions à poser en entretien
Au moment de définir les questions à intégrer à votre grille d’entretien vous sentez que séchez un peu ? Pas de panique, voici quelques exemples de questions, qui vous permettront ensuite de vous concentrer sur des éléments plus spécifiques au poste.
- Pouvez-vous vous présenter ?
- Que savez-vous de nous ?
- Parlez moi d’une situation ou…
- De quoi êtes-vous le plus fier ?
- Où vous voyez-vous dans 5 ans ?
- Quels sont vos défauts ?
- Avez-vous une passion particulière ?
- Quelle est votre disponibilité ?
- Quelles sont les missions qui vous plaisent dans le poste?
- Avez-vous des questions
Pour conclure : structurer vos entretiens, la clé de la réussite
L’entretien structuré est votre meilleur allié ! Structurer votre entretien vous assure de mettre toutes vos chances de votre côté, de lutter contre les biais cognitifs, et in fine de prendre la meilleure décision en matière de recrutement.
Besoin d’un coup de main pour structurer vos entretiens, ou dessiner ensemble votre grille d’évaluation ?
