Onboarding : bien accueillir une nouvelle recrue en 10 étapes

Recruter devient de plus en plus difficile. Les entreprises se livrent ainsi une guerre sans merci afin d’être celle qui attirera les meilleurs profils. Toutefois, il ne faut pas oublier que le rôle d’un recruteur ne s’arrête pas à la signature du contrat. En effet, l’onboarding d’un nouveau collaborateur est un moment crucial qu’il ne faut surtout pas négliger ! 

Vous êtes dubitatifs ? Alors, regardons les chiffres de plus près :

• 1 salarié sur 2 envisage de quitter l’entreprise au cours de la période d’essai
• Près d’1 nouveau collaborateur sur 5 démissionne au bout d’un mois 
• 45% des démissions ont lieu la première année
• 4% des nouveaux arrivants quittent l’entreprise dès le premier jour 
• 1 cadre sur 3 démissionne en raison d’une mauvaise intégration
• 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Toujours pas convaincus ? Et si je vous dis que : 

• 80% des nouveaux arrivants prennent leur décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois 
• Une recrue qui bénéficie d’un Onboarding complet a environ 58% de chances de plus de rester dans l’entreprise

(Sources : Étude Cadremploi 2019, Sondage Go2nextlevels & Officevibe 2017, Les chiffres clés de l’Onboarding - Workelo 2019) 

Oui, comme vous l’avez compris, l'Onboarding est un moment-clé du recrutement. C’est pourquoi GetPro vous donne 10 conseils pour faire de vos nouvelles arrivées des réussites !

1. Prendre de ses nouvelles avant l’arrivée 

Un bon Onboarding commence avant même le premier jour de votre nouveau collaborateur. Si vous faites partie des entreprises qui ne donnent plus de nouvelles une fois l’offre acceptée par le candidat, un conseil : arrêtez. 

En effet, il s’agit d’une erreur. L’intégration d’une nouvelle recrue commence avant même sa prise de poste. Et parfois, il s’écoule du temps entre l’acceptation de l’offre et l’arrivée dans l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est très important de prendre des nouvelles de votre futur collaborateur pendant ce laps de temps. 

Échangez avec lui, prenez la température, faites en sorte qu’il soit content de rejoindre votre entreprise et qu’il arrive dans les meilleures conditions. En outre, donnez-lui toutes les informations relatives à son arrivée : code vestimentaire, informations sur ses premiers jours, ses missions, etc. Il ne faut pas attendre le jour-J pour créer du lien ! 

2. Préparer ses outils de travail

Pour certains ça tombe sous le sens, mais au vu du chiffre évoqué plus haut : “82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur”, il est important de le rappeler.

Imaginez un peu : Vous arrivez dans une nouvelle entreprise et votre bureau n’est pas libre, votre ordinateur n’est pas arrivé (ou pire encore n’a pas été commandé), votre téléphone professionnel ne fonctionne pas, et votre adresse mail n’a pas encore été créée. Votre ressenti ? Sûrement un savant mélange d’incompréhension et de déception. 

Arriver dans une nouvelle société n’est jamais évident, un nouvel arrivant a besoin d’un temps d’adaptation. Alors si en plus vous lui donnez l’impression qu’il n’était pas attendu, ça peut rapidement devenir problématique. Si les premiers mois sont très importants, le premier jour l’est encore plus. Surtout quand on sait que c’est dans les premiers jours qu’un employé décide de rester ou non dans une entreprise.

Montrez à votre nouvelle recrue que vous avez préparé son arrivée et que vous avez hâte de travailler avec elle. Faites en sorte que son espace et ses outils de travail soient prêts à son arrivée et assurez-vous de leur bon fonctionnement. Prévoyez également les codes et identifiants dont elle aura besoin pour se connecter aux différentes plateformes avec lesquelles elle sera amenée à travailler, ainsi que son badge d’accès. Cela vous permettra de conserver une bonne marque employeur et que votre nouveau collaborateur se sente attendu et intégré. 

3. Organiser une réunion d’information 

Afin de préparer au mieux votre nouveau collaborateur à ce qui l’attend, il est judicieux d’organiser une réunion d’information en amont de la prise de poste. Lors de celle-ci, il est important que toutes les questions administratives soient abordées avec l’équipe RH : signature du contrat, charte informatique, règlement intérieur, mutuelle d’entreprise, congés, CE, etc. 

Cette réunion est également le moment idéal pour faire, si cela n’a pas été fait auparavant, la visite des locaux ainsi que la présentation du nouveau venu aux différentes équipes qui constituent l’entreprise, en particulier celles avec lesquelles il sera amené à travailler directement. 

4. Lui attribuer un parrain ou une marraine 

Démarrer une nouvelle activité est souvent un moment stressant. Lors des premiers jours, on se sent facilement perdu, et parfois même pour des choses futiles. Le fonctionnement d’un logiciel nous échappe, l’imprimante est capricieuse, on ne se souvient plus du prénom de notre voisin de bureau, ou encore on ne sait pas comment faire fonctionner la machine à café. 

Ainsi, afin de faciliter l’intégration d’une nouvelle recrue, il peut être intéressant de lui attribuer un parrain ou une marraine, afin qu’elle ne soit pas livrée à elle-même. Pour plus d’efficacité, cette personne ne doit ni être son manager, ni avoir de lien hiérarchique avec elle. 

Faites attention toutefois à choisir une personne qui prendra son rôle à cœur. Ce mentor est un véritable repère pour le nouvel arrivant, il doit donc le faire avec entrain et non par contrainte. Le but étant que le nouveau collaborateur se sente intégré et non pas comme un poids, ce qui ferait de cet exercice un échec. 

5. Ne pas le laisser manger seul la première semaine

Il n’y a rien de pire que de se retrouver tout seul pour déjeuner les premiers jours. On ne sait pas où aller ni avec qui manger, et surtout on n’a pas envie de quémander de l’attention ni de déranger qui que ce soit. 

Alors, pour que le nouvel arrivant se sente à l’aise, c’est à l’équipe, au manager ou encore au parrain, de faire en sorte qu’il ne se retrouve pas seul pour la pause méridienne. Cet élément peut sembler futile, mais a en réalité une grande importance pour le bien-être de votre nouveau collègue. Pensez alors à lui proposer de manger avec vous.

Il peut être également intéressant le premier jour de faire un déjeuner en one to one avec le manager, afin d’apprendre à mieux se connaître.

6. La formation 

Arriver dans une nouvelle entreprise c’est devoir emmagasiner beaucoup, beaucoup, (beaucoup), d’informations. En plus du détail de ses missions, le nouveau devra notamment : 

• Intégrer les différents processus de l’entreprise
• Comprendre comment fonctionne chaque pôle ou équipe
• Maîtriser les outils métiers et bureautiques
• Apprendre les différentes procédures…etc. 

Les débuts au sein d’une nouvelle organisation étant suffisamment denses, il est important de faciliter au mieux l’apprentissage de ces informations, notamment avec des livrets, fiches ou encore dossiers de formation. 

À savoir qu’un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois avant d’être totalement opérationnel. Ainsi, il peut être judicieux de créer un document récapitulant les projets en cours, les différents fonctionnements d’équipes, les explications des outils dont il aura besoin, etc. 

Pensez aussi à ajouter un organigramme de l’entreprise, avec une photo de chaque collaborateur ainsi que son poste et son pôle. Cela permettra à la nouvelle recrue de se familiariser plus rapidement avec ses nouveaux collègues et d’avoir une vision plus nette de l’entreprise. 

Dans ce même sens, il sera intéressant d’organiser des points entre le nouvel arrivant et les différents managers afin qu’ils expliquent en quoi consiste leur pôle, leur métier ou leurs missions. Cela peut aussi se faire sous la forme d’une immersion dans les équipes, afin que le nouveau collaborateur discerne mieux les différents services. Cela permet également une meilleure cohésion. 

7. Organiser un pot de bienvenue

C’est sans doute le point le plus agréable de cet article, mais ce n’est pas pour autant qu’il n’est pas à prendre au sérieux. Organiser un apéro pour accueillir votre nouveau collègue montre que vous lui réservez un accueil chaleureux et que son arrivée a de l’importance pour l’entreprise. 

Il s’agit d’un moment informel qui permet de faire connaissance avec ses différents collègues, d’en savoir plus sur eux et sur leur rôle dans l’entreprise. Mais cet instant est également et surtout propice aux échanges autres que professionnels. Cela permet de mettre à l’aise le nouvel arrivant et lui donne l’opportunité de tisser des liens plus rapidement avec ses nouveaux collègues. 

8. Faire un bilan à la fin de la 1ère semaine

Une fois sa première semaine terminée, il est important et intéressant que le manager fasse un point avec le nouveau membre de son équipe. Cela permet alors d’établir un premier bilan et d’axer les semaines suivantes. Lors de cet entretien, la nouvelle recrue doit se sentir libre de pouvoir livrer son ressenti, sans crainte d’être jugée. 

Demandez-lui comment elle se sent au sein de l’équipe, comment se passe sa prise de poste, si elle rencontre des difficultés à un niveau ou à un autre. Listez ensemble les points positifs et négatifs de cette première semaine. Cela vous permettra d’adapter votre accueil et votre accompagnement pour les prochaines recrues.

9. Le rapport d’étonnement 

Une entreprise grandit et évolue rapidement, alors parfois, la tête dans le guidon, il est difficile de juger objectivement la qualité des processus. Les nouveaux embauchés deviennent ainsi de très bons alliés. Ils peuvent en effet apporter une vision précieuse sur le fonctionnement de l’entreprise grâce à leur regard nouveau. 

Il devient donc intéressant de réaliser un rapport d’étonnement dans les semaines qui suivent l’arrivée du nouveau collaborateur. Le rapport d’étonnement est un outil stratégique pour les RH de l’entreprise. Il s’agit d’un document permettant à la nouvelle recrue de faire part de sa vision de votre entreprise, de façon critique, objective et constructive. 

Le rapport d’étonnement permet d’aborder plusieurs aspects, tels que l’accueil qui lui a été réservé, sa prise de poste, la communication au sein de l’entreprise, l’image qu’elle renvoie, etc. Il s'agit d’un moyen efficace d’avoir un regard neuf sur les points forts et les points faibles de la société. 

10. Laissez lui de temps de s’adapter 

Enfin, comme mentionné précédemment, il faut en moyenne 6 à 8 mois pour qu’un nouveau collaborateur soit 100% opérationnel. Il est donc inutile de mettre la barre trop haut lors de son arrivée, au contraire cela pourrait avoir un impact négatif sur l’entreprise. 

Laissez-lui le temps de s'acclimater à son nouvel environnement, à son poste ainsi qu’aux processus de l’entreprise. Il faut être réaliste : le nouvel arrivant ne peut pas tout savoir d’un coup et être efficace en 3 jours. Le lancer trop rapidement dans le grand bain risquerait de décrédibiliser l’entreprise auprès des prospects et clients. Prenez donc le temps de l’accompagner dans l’apprentissage de ses missions et laissez-le digérer les informations. Sa prise de poste ne sera que plus réussie. 

Pour conclure

Comme vous l’aurez compris, l’onboarding est une étape cruciale pour tout nouveau collaborateur. De plus, n’oubliez pas qu’il s’agit d’un long processus, et que l’onboarding ne se termine pas à la fin de la première semaine, ni du premier mois. C’est un véritable accompagnement auprès du nouveau collaborateur dans sa prise de poste et dans son intégration au sein de l’entreprise. 

Maintenant que vous avez pris connaissance de ces 10 conseils, GetPro n’a qu’une seule chose à vous souhaiter : de bons recrutements !