Avec la généralisation du télétravail, on pourrait croire que le flex office se développe lui aussi à grande vitesse. Pas si sûr. Des freins existent, notamment du côté des salariés.
Incontournable Covid ! Il nous a empoisonné la vie et a changé nos habitudes de travail en profondeur. Aussi quand certains sont retournés au siège de leur entreprise après avoir dû gérer les enfants et le distanciel, ils n’ont plus retrouvé leur bureau. Le flex office était passé par là. Pas de desk attribué. Premier arrivé, premier servi. Et tant pis si le collègue qui a occupé la place la veille était peu regardant sur la propreté. «Quand tu arrives, tu ne sais pas dans quel état tu vas trouver ton bureau du jour, témoigne Marie (1), employée dans une entreprise qui réalise des études professionnelles. De nombreuses fois, il m’est arrivé de découvrir des tas de papiers et des traces de café sur le bureau. »
Le Flex office, une démarche parfois pas ou peu expliquée
Marie n’échappe pas à la tendance, depuis la crise du Covid elle est passée à quatre jours de télétravail par semaine. Dans sa boite, il n’y a jamais eu de discours de l’employeur pour formaliser le flex desk. «C’est vrai que c’est devenu plus impersonnel, moins convivial, poursuit-elle, mais j’apprécie le télétravail donc je dois accepter le flex office. Parfois pourtant cela me fait perdre pas mal de temps : quand j’arrive et que l’ordinateur ne marche pas, quand je n’ai pas mes fichiers habituels... Il s’écoule parfois vingt minutes avant que je retrouve mes repères. »
Franck lui est journaliste dans un grand quotidien français qui a instauré le flex office il y a quatre ans. Même si il comprend le point de vue de son entreprise qui compte de nombreux reporters souvent sur le terrain, il regrette ce « pas de plus vers la déshumanisation ». Alors Franck a décidé d’occuper tous les jours la même place avec les mêmes camarades. « Ça n’a pas plu aux chefs qui nous faisaient des réflexions du style : « Ah, vous êtes encore là… » On sentait l’agacement face à ce qui leur apparaissait peut-être comme une résistance. »
Des salariés quasi-unanimes sur le flex office
Actineo, l’observatoire de la qualité de la vie au travail, a posé ses questions dans cinq métropoles, dont Paris, avant de livrer son enquête internationale 2021. En France ou ailleurs, les salariés sont quasi-unanimes : 89% préfèreraient travailler sur un poste attribué. (https://www.actineo.fr/article/enquete-internationale-actineo-2021)
« Ça a été bien accepté dans les endroits où c’était logique, estime Élisabeth Pélegrin-Genel, architecte et psychologue du travail, auteur de « Comme (se) sauver (de) l’open space ». Les gens ne sont pas idiots. Ceux qui ne sont pas souvent au siège comprennent très bien qu’ils n’ont plus un bureau à eux. Mais ça pêche quand les gens sont très sédentaires. »
31% des entreprises seraient déjà passées au flex office
Les salariés, on l’aura compris, ne sont pas super chauds mais il va falloir s’y habituer selon une étude Deskeo (location d’espace de travail), réalisée l’an dernier, 16% des entreprises seraient passées au flex office et 55% y songeraient sérieusement. (https://www.deskeo.com/blog/sondage-flex-office/ )Encore plus selon le baromètre 2021 Parella, conseil en immobilier d’entreprise : 31% des entreprises seraient déjà passées au flex office.
A la clef, bien sûr, des économies substantielles pour les entreprises puisque l’immobilier est le deuxième poste budgétaire derrière les salaires. Quand on sait que le taux d’occupation moyen d’un poste de travail est de 60%, ce qui veut dire que les 40% restants sont chauffés, assurés et gardiennés… pour rien, cela incite à réfléchir. Pourtant, une étude JLL (également dans le conseil en immobilier d’entreprise) note qu’en 2018, une entreprise sur deux ne réduisait pas sa superficie en instaurant les bureaux volants. Il faut bien penser aux salles de réunion, aux « cabines » téléphoniques…
« Avec le flex office, on a peur d’être invisible »
Le flex office, ça ne s’improvise pas. Il faut repenser l’organisation des lieux pour que les salariés puissent travailler sereinement, mais aussi expliquer les raisons de ce choix logistique. « Si le discours repose sur des arguments cohérents, les salariés ne vont pas forcément sauter de joie et aimer ça mais ils vont comprendre, souligne Élisabeth Pélegrin-Genel au micro du Pupitre.
Si c’est simplement la dernière trouvaille d’un chef qui va annoncer : “on va casser les silos et dire aux gens de s’assoir n’importe où comme ça ils changeront de voisins”, ça ne marche pas, parce que c’est trop loin de la réalité et d’ailleurs, au bout d’un moment, les gens s'assoient toujours au même endroit. Quand c’est imposé juste pour montrer l’idée qu’on se fait de la modernité, je pense que cela affecte les relations de travail. Et quand le flex office n’a pas été pensé à la bonne échelle, cela devient une charge mentale supplémentaire. On avait souffert d’être exposé dans l’open space mais avec le flex office, maintenant, on a peur d’être invisible. »
Flex office : des entreprises qui font machine arrière ?
Dans le sondage Deskeo, 66% des entreprises interrogées tirent d’ailleurs un bilan négatif ou mitigé de cette expérience. D’où l’importance de raisonner à l’échelle des équipes, des services et des interactions possibles. Si un créatif s’assied à une table de comptables, le dialogue professionnel risque de ne pas aller plus loin qu’un simple « bonjour » le matin. Certaines entreprises ont même fait machine arrière, c’est le cas de cette filiale d’un grand groupe audiovisuel qui emploie Sarah : « On a tenté le flex office mais ça n’a pas tenu. Déjà pendant le Covid c’était compliqué parce qu’il fallait toujours tout désinfecter et puis aujourd’hui on trouve cela plus simple de s’installer toujours au même endroit. On a nos affaires et le système de branchement adapté à notre PC portable. La flexibilité, on la trouve plutôt dans le télétravail. »
Ainsi malgré la généralisation du télétravail, le flex office ne va pas forcément devenir la nouvelle norme. En témoigne une dernière étude, celle du fabricant de mobilier de bureau Steelcase, dans laquelle 55% des employés dans les onze pays sondés disent préférer un poste attribué quitte à télétravailler moins souvent…
(1) Les prénoms ont été modifiés.
