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Externalisation des recrutements : les clés pour bien commencer votre dispositif de Recruitment Process Outsourcing

18 mars 2021

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Thomas Motti

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Vous devez faire face à d’importants volumes de recrutement que vos équipes internes ne peuvent pas prendre en charge. Vous peinez à aller chercher les meilleurs talents, et vos processus de recrutement s’étendent en longueur ?

Le RPO, Recruitment Process Outsourcing (externalisation des recrutements), est la solution pour optimiser vos recrutements. Encore faut-il savoir comment amorcer votre dispositif RPO dans les meilleures conditions.

Nous vous proposons aujourd’hui les clés pour lancer votre mission de Recruitment Process Outsoucing dans les meilleures conditions.

Optimisez vos coûts, délais et qualité de recrutement grâce au RPO

Votre équipe RH est submergée ? Vous devez remplir un plan de recrutement particulièrement ambitieux ? Votre activité de recrutement présente une forte saisonnalité ? Le Recruitment Process Outsourcing est la solution la plus adaptée.

Que vous soyez une grosse entreprise ou une PME, un dispositif de RPO vous offre la perspective de booster votre marque employeur et d’adopter une stratégie de recrutement plus dynamique. Avoir recours au RPO vous permet de surcroît de diversifier vos sources de candidats et d’accéder à un vivier de talents cachés.

Les experts RPO activent leur réseau pour vous ; ils vous permettent de drastiquement baisser vos coûts externes de recrutement relatifs aux frais d’agences, aux jobboards et autres annonceurs. Vous n’avez plus d’investissements à réaliser en termes de ressources, de technologie ou de processus : le consultant RPO vous rejoint en apportant ce package avec lui.

Choisissez le meilleur consultant RPO pour faire rayonner votre marque employeur

De prime abord, le choix du bon consultant en Recruitment Process Outsourcing peut vous paraître presque anodin. Après tout, ne s’agit-il pas d’un simple prestataire, comme vous avez peut-être l’habitude d’en avoir pour la gestion de votre paie, de votre SIRH, ou autres ?

Seulement voilà : au-delà de l’aspect technique du recrutement, le consultant RPO est en contact direct avec vos talents potentiels, et sélectionne les personnes qui constitueront vos équipes demain. Le recruteur RPO a par conséquent un impact très fort très fort sur la culture de votre entreprise et votre image de marque.

C’est lui qui identifie et attire vos talents, ceux qui s’investiront et feront grandir votre entreprise ; ceux qui s’engageront à vos côtés et contribueront à faire rayonner votre marque employeur. Faire le bon choix est donc absolument essentiel, même sur une mission limitée dans le temps.

Définissez et formalisez votre besoin en amont

Le RPO est une solution sur-mesure et flexible. Le Recruitment Process Outsourcing s’adapte à votre besoin de recrutement, qu’il s’agisse d’un pic d’embauche dû à une forte croissance, ou d’un accompagnement sur le recrutement de profils difficiles à dénicher.

Vous pouvez choisir d’externaliser la totalité de votre recrutement ou une partie, par exemple la rédaction et diffusion d’annonces, la mise à disposition de bases de données de CV, l’approche directe, la gestion des entretiens, les tests techniques ou psychométriques, la gestion des contrats d’embauche, etc. Votre besoin dictera par la suite le choix de votre prestataire.

Pour faire le choix approprié, il est important que vous définissiez précisément votre plan de recrutement en amont. Il s’agit pour cela de répondre à ces quelques questions clés : combien de postes avez-vous à pourvoir ? Quels sont les temps forts de vos recrutements au cours de l’année ? Quels sont les types de profils recherchés ? Quel est votre budget ?

De manière plus exhaustive, vous allez réfléchir aux principales étapes de vos campagnes de recrutement, à savoir : l’identification des postes vacants, la définition des postes, le budget à déterminer, vos offres d’emploi, vos voies de sourcing potentielles, votre façon de procéder à la présélection et la conduite de vos entretiens, la gestion de vos candidats (retenus et non retenus), l’embauche ainsi que l’onboarding de vos talents. Ce travail de réflexion est précieux pour élaborer votre ligne de conduite et gagner du temps par la suite.

Identifiez la société de Recruitment Process Outsourcing avec laquelle vous allez travailler

Identifiez ensuite le bon partenaire RPO. Il est impératif que celui-ci soit aligné dans ses valeurs et qu’il comprenne bien les vôtres. À ce stade, vos critères de sélection sont la fiabilité et un haut niveau de service. Demandez-vous également quel est le degré d’externalisation que vous souhaitez.

Cherchez-vous à piloter l’ensemble des opérations, ou souhaitez-vous que le suivi opérationnel des consultants en mission chez vous soit réalisé par votre partenaire ?

Chez GetPro, nous avons ainsi fait le choix de vous dédier une équipe complète, qui suit au quotidien les performances des consultants en mission. Cela vous assure un gain de temps conséquent et vous permet de vous concentrer sur votre stratégie de recrutement et votre cœur de métier.

Choisir le bon partenaire RPO nécessite de connaître la façon dont il travaille et quels sont les outils qu’il met à votre service. Réalise-t-il du multiposting afin que vous puissiez rapidement diffuser vos offres d’emploi sur plusieurs canaux ? Possède-t-il un ATS (Automatic Tracking System) de manière à faciliter la gestion de vos CV et les données de vos candidats ? Quelle est leur méthodologie de chasse de talents ? Veillez également à vérifier que ses consultants sont force de proposition sur l’organisation de vos processus de recrutement.

Dernier critère de choix important : l’alignement culturel entre votre entreprise et votre partenaire. Votre culture d’entreprise est unique. C’est un levier précieux pour attirer et retenir les talents, mobiliser et faire avancer vos projets. Outre un dispositif RPO qui réponde à vos besoins, dispose des bons outils et ait bonne réputation, mieux vaudra ainsi choisir un partenaire qui comprend vos enjeux.

Choisissez-le ou les consultants RPO qui rejoindront votre équipe

Le succès de tout partenariat se joue avant même la signature. Une collaboration réussie, c’est une vision partagée dès le départ, avec des objectifs clairs. C’est avant tout la rencontre entre des personnes qui se comprennent.

Lorsque vous choisissez les personnes qui intégreront vos équipes pour prendre en charge vos besoins de recrutement, assurez-vous donc que ceux-ci partagent vos valeurs et maîtrisent votre écosystème. Étudiez pour cela leur track record, les secteurs sur lesquels ils ont eu l’occasion d’évoluer, la typologie des clients pour lesquels ils ont déjà travaillé, leur expérience, etc.

Notre astuce : bien aborder l’entretien de recrutement de votre consultant RPO !

La tentation est grande de considérer l’entretien avec un consultant RPO comme un entretien de recrutement classique pour un poste en RH en interne. Ce serait pourtant une erreur.

Toute l’idée d’avoir recours à un dispositif de Recruitment Process Outsourcing est en effet de vous faire gagner du temps, et de vous assurer les services d’un recruteur expérimenté sur vos sujets.

Entrez directement sur les sujets de fonds, et testez le consultant sur son métier, sa façon de travailler et ses valeurs. Présentez-lui votre plan de recrutement et posez-lui des questions ouvertes orientées sur la mission : notre plan vous semble-t-il cohérent ? Comment procéderiez-vous pour identifier et qualifier nos talents ? Comment réalisez-vous vos entretiens ? Comment allez-vous nous présenter les candidats ?

Un bon consultant en recrutement saura vous apporter un nouvel éclairage sur votre stratégie de recrutement. Il vous livrera des pistes complémentaires. Mieux : il sera en capacité de bien driver ce genre d’entretien. Il sera en mesure de prendre le lead afin de creuser votre contexte et que vous trouviez ensemble les solutions.

Vous réfléchissez à déployer un dispositif de RPO au sein de votre entreprise ? Nos consultants RPO GetPro se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

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Thomas Motti

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Clés pour choisir son cabinet RPO en 2025Clarifiez vos objectifs et vos besoins spécifiquesPour sélectionner le bon partenaire RPO, commencez par une évaluation précise de vos besoins. Posez-vous les bonnes questions :Avez-vous des besoins de recrutement ponctuels ou un programme de grande envergure sur plusieurs mois ?Recherchez-vous des profils techniques, stratégiques ou généralistes ?Quel volume de recrutements est prévu dans votre plan de croissance ?Un cabinet RPO efficace saura transformer ces réponses en une stratégie claire et ajustée. Un besoin de recrutement massif nécessitera un partenaire organisé et structuré comme Solantis, tandis qu'une entreprise en forte croissance ou une startup optera pour des acteurs plus agiles comme Elinoï ou Skillink.Vérifiez l’expertise sectorielle du cabinetLa connaissance des enjeux propres à votre secteur est un critère déterminant. Pourquoi ? Parce qu’un cabinet spécialisé dans votre domaine :Comprend les spécificités de vos métiers et les compétences clés recherchées.Identifie plus rapidement les candidats adaptés grâce à une parfaite maîtrise des bassins d’emploi et des talents disponibles.Par exemple, pour des entreprises dans la tech ou la R&D, des acteurs comme GetPro et Skillink sont des références grâce à leur réseau et leur compréhension fine des métiers techniques et innovants. Dans un secteur plus large, un acteur comme Pragmatan se démarquera par sa capacité à intervenir sur des recrutements multisectoriels.Privilégiez un cabinet capable de s’intégrer à vos équipes internesLe succès d’une mission RPO repose sur l’intégration fluide des consultants au sein de vos équipes internes. Un bon cabinet doit agir comme une extension de votre service RH. Pour cela, vérifiez :La flexibilité du cabinet dans l’adaptation à vos outils et processus existants.La rapidité de montée en compétence pour comprendre votre culture d’entreprise et vos besoins spécifiques.La mise en place d’un reporting détaillé, avec des indicateurs clairs pour suivre l’avancement des recrutements (temps moyen de recrutement, qualité des candidats, taux de conversion, etc.).Une intégration réussie permet aux équipes internes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, tandis que le cabinet RPO optimise l’ensemble du processus.Évaluez les outils technologiques et l’innovation proposésÀ l’ère de l’intelligence artificielle et de l’automatisation, les outils technologiques sont devenus indispensables pour maximiser l’efficacité d’une mission RPO. Assurez-vous que le cabinet dispose de solutions innovantes pour :Optimiser le sourcing des candidats grâce à l’IA et aux algorithmes prédictifs.Améliorer l’expérience candidat avec des processus digitalisés et transparents.Fournir des analyses de données précises pour évaluer la performance des recrutements.Des cabinets comme OpenSourcing ou Avizio sont en pointe sur ce sujet grâce à leurs plateformes innovantes et leur maîtrise des outils digitaux.Assurez-vous que la marque employeur est au cœur de la démarcheUn bon cabinet RPO ne se contente pas de recruter ; il contribue également à renforcer votre marque employeur. En 2025, dans un marché de l’emploi tendu, attirer les meilleurs talents passera nécessairement par une expérience candidat soignée.Le processus de recrutement doit être fluide, rapide et transparent pour donner une image positive de votre entreprise.Les communications doivent être alignées avec vos valeurs et votre culture.Des cabinets comme Happy to Meet You se spécialisent dans cette approche en intégrant l’expérience candidat comme une priorité de leur mission.Analysez la réputation et les retours d’expériencePour vous assurer du sérieux et de l’efficacité d’un cabinet RPO, prenez le temps de consulter des études de cas, des témoignages clients ou des retours d’expérience. Posez des questions précises sur :Le taux de réussite des recrutements réalisés.Les références dans votre secteur d’activité.Les indicateurs de performance suivis par le cabinet.Combien coûte une prestation de RPO ?Conjoncture incertaine, que penser du RPO ?RPO : le recrutement 3.0Top 10 des cabinets spécialistes du RPOGetProPrésent à Paris, Bordeaux et Marseille, GetPro est spécialisé dans le recrutement de talents tech et digitaux. Leur flexibilité et leur capacité à s’intégrer aux équipes internes en font un partenaire de choix pour les entreprises en transformation digitale.Spécialisation : Généraliste, avec une grosse expertise tech et digitale, notamment pour des scale-ups et digital factories de grands groupesForces : Présence nationale, agilité ElinoïElinoï accompagne principalement les startups et scale-ups dans leurs besoins de recrutement. Grâce à une méthodologie personnalisée et un suivi proche des équipes dirigeantes, Elinoï propose des solutions sur-mesure adaptées aux entreprises en forte croissance.Spécialisation : Startups, scale-upsForces : Adaptabilité, outils digitaux3. SkillinkSkillink est un acteur reconnu dans le recrutement des profils techniques et issus des secteurs innovants. Leur offre RPO permet d'intégrer des consultants en recrutement directement dans les équipes internes pour garantir une réactivité maximale.Spécialisation : Tech, innovation, R&DForces : Expertise dans les profils complexes4. Happy to Meet YouCe cabinet combine une approche humaine et stratégique. En plus du recrutement, Happy to Meet You valorise la marque employeur de ses clients, assurant une expérience candidat fluide et positive.Spécialisation : Expérience candidat, marque employeurForces : Personnalisation, accompagnement de qualité5. 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Leur méthodologie garantit des résultats rapides pour les entreprises innovantes cherchant des compétences pointues.Spécialisation : Tech, data, productForces : Précision, résultats rapides9. AvizioAvizio propose une solution hybride combinant technologie et accompagnement humain. Grâce à leur plateforme innovante, ils optimisent les coûts et les délais de recrutement.Spécialisation : Plateforme digitaleForces : Optimisation des coûts et délais10. SkeelzSkeelz excelle dans le recrutement des profils techniques, commerciaux et stratégiques. Leur approche RPO permet d’accompagner les entreprises en pleine croissance de manière pérenne.Spécialisation : Tech, businessForces : Expertise stratégique, flexibilitéConclusionChoisir le bon partenaire RPO en 2025 implique de s’appuyer sur des critères précis : expertise sectorielle, capacité d’intégration, innovation technologique et attention portée à la marque employeur. Les cabinets présentés ici offrent des solutions variées pour répondre aux besoins des entreprises, qu’elles soient en phase de croissance, de transformation ou face à des enjeux de recrutements complexes.Un choix éclairé vous permettra non seulement de gagner en efficacité mais aussi de garantir une expérience candidat positive, essentielle pour attirer et fidéliser les meilleurs talents dans un marché toujours plus compétitif.

Le profil d’un consultant en recrutement RPO : un expert au service des entreprises

Recruitment Process Outsourcing : aperçu d’une mission

Recruitment Process Outsourcing : l’expression est plus aisément prononcée grâce à son acronyme RPO. Concrètement, il s’agit de l’externalisation de tout ou une partie de votre recrutement. Autrement dit, vous confiez votre recrutement à un ou plusieurs consultants en recrutement. Mission de Recruitment Process Outsourcing : quand est-ce intéressant ?Le Recruitment Process Outsourcing peut vous intéresser :dans la chasse stricto sensu de vos talentsdans ses aspects outils et méthodes spécifiques d’un recruteur expertdans l’aspect administratif du recrutement (par exemple l’élaboration des contrats d’embauche)dans le suivi régulier des candidats en vue de respecter votre promesse employeur de leur donner des réponses et du feedback. Package complet ou choix à la carte, c’est vous qui choisissez en fonction de votre besoin, de votre budget, de vos effectifs de recruteurs internes.Le RPO est à l'origine une solution intéressante pour des besoins volumiques dans un temps donné. C'est notamment plus vrai encore sur le recrutement de profils rares et/ou pénuriques, qui nécessitent de bénéficier d'une ressource dédiée. Les start-up, scale-up et grands groupes ayant besoin de recruter des profils techs sont ainsi particulièrement friands du RPO. L'exemple d'une mission de recrutement volumique en scale-upDécouvrez le détail des différentes étapes au travers de l’exemple d’une mission RPO réalisée par Arthur Roffin, Talent Partner RPO chez GetPro, ayant passé 9 mois en mission dans une scale-up dans l’industrie des ascenseurs. L’objectif de cette entreprise ? Doubler son effectif, pour passer de 60 à 120 collaborateurs en un an. Avec la gageure de réussir à recruter certains profils pénuriques qu’ils n’arrivaient pas à trouver depuis un an, à l’instar de leur ingénieur systèmes embarqués. Étape 1 : Identification du besoin Toute mission RPO débute par une réunion de lancement, par type de profil recherché. Expression du besoin dans son environnement et sa temporalité Vous y exposez votre besoin dans le cadre de votre environnement business. « En tant que recruteur RPO, nous avons besoin de bien comprendre votre stratégie business, vos objectifs de croissance et de recrutement dans le temps, explique Arthur Roffin. Un conseil affiné passe par la compréhension de tous les éléments et surtout de votre écosystème. » Typologie des profils à recruter Vous y détaillez également les profils recherchés. Dans le cadre de sa mission, notre Talent Partner RPO avait l’objectif de recruter – en trois mois – trois profils seniors (quatre ans d’expérience minimum) : un ingénieur systèmes embarqués, un lead ingénieur systèmes embarqués et un ingénieur site reliability engineer (SRE). Sa mission s’est ensuite poursuivie sur six mois supplémentaires avec les recrutements d’un data scientist, de trois développeurs full-stack et un data ingenieur senior. « Pour chacun de ces recrutements, nous procédons à la description complète du profil à sourcer : outre sa mission et compétences, nous étudions son environnement, sa tranche de rémunération, ses softskills, etc. »Déployer un dispositif RPOÉtape 2 : aide à la mise en place du processus de recrutement Toute approche de candidats – et cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de profils prisés sur le marché – nécessite une préparation minutieuse et soignée. Elaboration du message candidat « Cette approche implique de prendre le temps de bien élaborer un pitch candidat aligné avec la stratégie et le message que chacun des protagonistes de l’entreprise souhaite faire passer, souligne Arthur. Je rencontre ainsi les fondateurs, les responsables communication et marketing, le CTO (Chief Technical Officer) et bien sûr le hiring manager, voire un autre recruteur. »Dans le cadre de cette mission, cette phase a été cruciale : « savoir exactement quel message faire passer, avec un pitch clair, a permis à l’entreprise de recruter enfin, après un an de blocage, son profil ingénieur systèmes embarqués. Nous avons ainsi eu la capacité de contacter beaucoup de candidats, en peu de temps, de manière très qualitative, avec des messages ciblés et personnalisés. »Conseil pour lancement du plan d’action Outre le conseil sur la rédaction du message d’approche, le consultant RPO analyse avec vous votre process de recrutement, vos outils et vos méthodes. Il voit ce qu’il convient de réajuster. « Le recruteur RPO vous permet de bénéficier de son expérience dans différents écosystèmes similaires au vôtre. Avec le RPO, vous avez une belle occasion de ne pas rester fermés sur certains biais. Certaines entreprises ont des process de recrutement élaborés sur plusieurs étapes ; ceux-ci fonctionnent pour plusieurs profils ; cela ne signifie pas pour autant qu’ils sont généralisables à tous les profils. » Toujours remettre son cœur à l’ouvrage, voilà bien une des recettes du succès en RPO… A l’issue de cette phase de conseil et en préalable à la recherche de candidats, notre Talent Partner RPO valide avec l’entreprise les messages d’approches (ou teasers), les grilles de recherche, la fiche de poste, les offres d’emploi, pour publication sur les différents jobboards. Étape 3 : Recherche des candidats Le sourcing peut débuterLe sourcing, c'est à dire l'identification de candidats potentiels se fait principalement sur Linkedin (vous bénéficiez de la licence Linkedin Recruiter du Talent Partner RPO), mais aussi sur Indeed, Welcome to the jungle ou encore Talent.io (plateforme de profils techs permettant aux candidats de renseigner qu’ils sont bien en recherche d’emploi). Une sélection pointue et rapideLe recruteur RPO réalise des entretiens téléphoniques de présélection au cours desquels il vérifie que le candidat est notamment bien aligné avec la culture de l’entreprise. « Dans le cadre de cette mission, j’ai contacté plus de 500 personnes via linkedin et talentview afin de trouver les deux premiers profils seniors ingénieur et lead ingénieur systèmes embarqués, explique Arthur Roffin. 100 d’entre eux ont été contactés pour cet entretien téléphonique. 60 ont été vus en entretien technique, en visioconférence, avec un recruteur de l’entreprise. »Selon la mission, le talent Partner RPO peut également réaliser l’entretien, la prise de références, faire le closing et la fin de mission avec une notion de conseil sur l’argumentaire rémunération par exemple. Étape 4 : suivi des candidats, et reportingLe suivi candidat est un des intérêts majeurs soulignés par les entreprises qui ont recours à une prestation de RPO. « En parallèle de notre recherche de candidats, tout au long de la mission, nous réalisons un rapport hebdomadaire au client afin qu’il voit le nombre de candidats contactés, le taux de réponse, le nombre d’entretiens… L’entreprise bénéficie également d’un compte-rendu par candidat, précieux pour le hiring recruiter interne qui réalisera l’entretien technique. »Côté candidat, le RPO a l’intérêt d’assurer un suivi et d’offrir des réponses systématiques à tout candidat. Cela est très important dans le cadre de votre marque employeur et votre image. « Notre ATS interne [Automatic tracking System] lui garantit ainsi une réponse systématique. Nous lui envoyons une invitation à son futur entretien. A la fin de l’entretien téléphonique, je lui explique le principe de la RGPD afin qu’il choisisse s’il souhaite ou non que nous conservions ses données. » Que retenir sur cette mission RPOSelon notre talent Partner RPO, le pari est gagné pour l’entreprise : « La solution RPO fait gagner un temps considérable, résume-t-il. Nous avons des retours d’expérience positifs sur le fait de retirer une forte charge mentale aux équipes RH sur la partie recrutement et suivi candidats. » Un atout indéniable lorsque les timings sont très serrés. Prêts à sauter le pas vous aussi ?Retrouvez également le retour sur notre collaboration en RPO avec KardinalMission RPO : d'autres cas d'usagesSi cette mission menée par Arthur Roffin est un exemple typique du déroulé d'une mission RPO, il va de soi que toutes les missions RPO ne se ressemblent pas. D'autres contextes de mission sont possibles, notamment :La réalisation d'une campagne de recrutement d'alternants ou de saisonniersLa mise en place de processus RHCampagne de recrutement d'alternantsFlexible et sur-mesure, le Recruitment Process Outsourcing se prête parfaitement à l'exécution de plans de recrutement volumiques avec de fortes contraintes de temps. Ce peux ainsi être le cas de campagnes de recrutement d'une "promotion" d'alternants, par exemple ; ou alors du recrutement d'un grand nombre de travailleurs saisonniers, pour anticiper et absorber un pic d'activité prévisible, par exemple dans certaines activités agricoles. Sur ces missions, il sera souvent attendu du consultant RPO : de sourcer des volumes importants de candidatstout en traitant un fort volume de candidatures entrantespour mener de front les nombreux recrutements à réaliser.Mise en place de processus RHCe dernier type de mission RPO s'éloigne du recrutement pur et dur. Le consultant RPO joue ici davantage un rôle de consultant RH. Il est assez fréquent qu'un consultant RPO, en plus de la gestion des recrutements en cours, soit investi d'un ou plusieurs projets RH :création de grilles de rémunérationstructuration d'un processus d'onboarding ou d'offboardingmise en place d'un plan de formation.Pour conclureLe Recruitment Process Outsourcing (RPO) se révèle être une solution flexible et performante pour répondre aux défis du recrutement, qu’il s’agisse de missions volumiques, de profils pénuriques ou de l’optimisation des processus RH. Comme l’illustre l’exemple détaillé de la mission réalisée dans une scale-up de l’industrie des ascenseurs, le RPO permet d’allier expertise, méthodologie et rapidité pour atteindre des objectifs ambitieux en matière de recrutement.En confiant tout ou une partie de votre processus à un Talent Partner RPO, vous gagnez non seulement en efficacité opérationnelle, mais vous offrez aussi une expérience candidat renforcée, essentielle pour votre marque employeur. Que ce soit pour faire face à une surcharge temporaire ou pour structurer durablement vos processus RH, le RPO s’adapte à vos besoins spécifiques, tout en garantissant des résultats concrets.Prêts à transformer vos recrutements et à relever vos défis de croissance ? Contactez-nous pour découvrir comment une mission RPO sur mesure pourrait répondre à vos attentes.

Thomas Motti

9 déc. 2024

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