Il est de plus en plus rare de faire toute sa carrière, ou même de rester plus de 10 ans, au sein d’une même entreprise. Une majorité de salariés se trouvent ainsi un jour où l’autre en position de quitter une entreprise.
Les arrivées et départs de collaborateurs font ainsi, plus que jamais, partie intégrante de la vie des entreprises. Pour autant, il s’agit de moments à ne surtout pas négliger.
Le départ d’un collaborateur est parfois délicat, mais doit toujours faire l’objet d’un soin particulier. Vis-à-vis du salarié qui a consacré plusieurs années à l’entreprise. Vis-à-vis aussi, et surtout, des équipes qui restent en place, et que ce départ pourrait fragiliser.
Ces moments si particuliers de la vie d’une entreprise sont également une opportunité à saisir :
- Pour faire évoluer vos processus en interne en tenant compte des conditions du départ du salarié ;
- Parce qu’un collaborateur qui quitte le navire dans de bonnes conditions peut rester l’un de vos meilleurs ambassadeurs ;
- Parce que le phénomène des salariés boomerang est de plus en plus fréquent : à savoir d’anciens salariés qui font leur retour au sein de l’entreprise quelques années plus tard.
L’équipe de GetPro vous propose donc aujourd’hui six grands conseils pour mettre toutes les chances de votre côté et gérer au mieux le départ d’un collaborateur.
Conseil n°1 - Préparez l’annonce en amont
Cela vous paraîtra peut-être évident, mais mérite tout de même d’être réaffirmé : l’annonce du départ d’un collaborateur ne souffre aucune improvisation. Il est crucial de préparer attentivement l’annonce en amont.
Commencez par définir le timing, et les canaux par lesquels vous souhaitez communiquer.
- Le timing
Vous le savez certainement, au sein d’une entreprise, les rumeurs vont souvent bon train. Concernant le départ d’un salarié, la meilleure des communications est ainsi souvent la plus rapide. Il s’agit, ni plus ni moins, d’intervenir avant que la nouvelle ne se diffuse dans l’entreprise.
- Les canaux de communication
Le choix des canaux utilisés n’est pas neutre non plus dans votre façon de communiquer sur le départ. Il n’existe bien sûr pas de formule magique, ni de canal universel qui fonctionnerait pour n’importe quelle entreprise. Tout dépendra donc de la taille de l’équipe, de l’entreprise, et de la culture de l’organisation.
De façon générale, les bonnes pratiques suivantes semblent tout de même se dégager :
- Privilégiez une communication par oral auprès des équipes qui sont directement concernées ;
- Pour les autres équipes, qui ne travaillent pas directement avec le collaborateur sur le départ, une annonce par mail peut suffire ;
- Il est toujours de bon ton de se fendre d’une publication spécifiquement pour dire au revoir et remercier le salarié pour les services rendus à l’entreprise.
Le premier de ces trois points est sans doute le plus important : dans la mesure du possible, mieux vaut toujours annoncer la nouvelle par oral aux salariés qui seront directement impactés.
Les questions du timing et des canaux de communication à employer sont derrière vous ? Il est temps de préparer le fond de votre annonce.
Le fait que quelqu’un quitte le navire suscite toujours son lot d’interrogations. C’est bien naturel. Il s’agit donc de vous préparer à répondre aux questions qui viendront inévitablement. Parmi lesquelles :
- Pourquoi le salarié a-t-il souhaité partir ? Ou sa variante : pourquoi a-t-on mis fin à son contrat ?
- A-t-on cherché à le retenir ?
- Son départ est-il lié à certains griefs sur l’entreprise ?
- Le salarié part-il chez un concurrent ?
Soyez prêts à répondre avec honnêteté et franchise. Il s’agit d’une occasion rêvée pour faire preuve de transparence, et ainsi de renforcer la cohésion et la stabilité en interne.
Anticiper les questions et apporter les réponses à ces questions légitimes coupe l’herbe sous le pied aux rumeurs, et limite les risques que l’annonce du départ sème de la confusion ou de la méfiance.
Conseil n°2 - Communiquez avec transparence, neutralité et objectivité
Comme évoqué brièvement au-dessus, la transparence est un enjeu essentiel lorsque vous êtes amenés à communiquer sur le départ d’un salarié. Faire preuve d’objectivité et de neutralité sont deux autres critères indispensables.
Soyez transparent : la confiance que vous accordent vos collaborateurs en dépend. Cette transparence sera également appréciée par la personne qui quitte l’entreprise, dont le départ ne sera pas géré en catimini.
Soyez neutre : pas question de dramatiser la situation, de laisser transparaître de la colère ou de l’amertume. Le choix des mots doit être pesé pour ne pas ouvrir la porte à des interprétations erronées des autres collaborateurs.
Soyez objectif : il ne s’agit pas de faire de ce départ une affaire personnelle. Efforcez-vous donc de comprendre et de retranscrire les éléments et motivations qui ont conduit à la décision du collaborateur de quitter l’entreprise.
Conseil n°3 - Recueillez le feedback du salarié sur le départ
Qu’il soit à l’initiative de l’entreprise ou du salarié, chaque départ est une opportunité de prendre du recul sur vos process. Il sera ainsi tout intéressant de prévoir un entretien avec le salarié, dans les jours qui précèdent son départ.
Cet entretien de sortie est un moment privilégié pour demander un feedback constructif sur le passage du collaborateur au sein de l’entreprise. Quels ont été les points positifs ? Les éléments négatifs ?
Vous noterez qu’un collaborateur sur le départ se sent plus libre de dire ce qu’il a sur le cœur, et d’évoquer des sujets sensibles dont vous n’aviez pas forcément connaissance, ou qui n’ont pas encore été résolus. Afin de maximiser les chances de recevoir un feedback pertinent, la posture du manager doit ici rester aussi ouverte et à l’écoute que possible.
Points forts de l’équipe ou de l’entreprise, possibles axes d’amélioration voire dysfonctionnements structurels : cet entretien de sortie vous apportera de nombreux éléments précieux pour ajuster vos pratiques RH.
Conseil n°4 - Anticipez l’évolution de la charge de travail
Bien sûr, un licenciement ou une démission concerne et impacte d’abord et avant tout le collaborateur concerné. Les conséquences sur les équipes qui restent en place ne doivent cependant surtout pas être négligées.
Et pour cause, trop souvent, un départ implique des changements opérationnels, voire une surcharge de travail pour les autres collaborateurs restants.
Là encore, le principal mot d’ordre est l’anticipation. Anticipez les évolutions de charge de travail, et les questions que se posent légitimement les collaborateurs en place :
- la personne qui part sera-t-elle remplacée ?
- l’organisation d’équipe et les responsabilités vont-elles évoluer ?
Apporter une réponse claire à ces interrogations est la meilleure assurance que le départ ne fragilise pas outre mesure vos équipes en place.
Conseil n°5 - Soyez à l’écoute des autres collaborateurs
Le rôle du manager est de s’assurer que les informations liées au départ soient bien transmises, que ce soit aux niveaux hiérarchiques supérieurs, comme aux niveaux hiérarchiques inférieurs, mais également en transverse avec les autres managers.
Comme évoqué plus haut, prendre le temps d’échanger avec le collaborateur sur le départ est une étape indispensable. Vous tenir à l’écoute et disponible pour les autres salariées l’est tout autant.
Vos maîtres mots ? Écoute active et empathie. Accueillez avec bienveillance les émotions des membres de votre équipe, et leurs inquiétudes. Il est naturel qu’ils se posent de nombreuses questions !
Envisagez de prévoir des moments d’échange individuels avec chacun des membres de l’équipe. Encouragez chacun à verbaliser ses émotions, afin de désamorcer toute tension potentielle. Rappelez à chacun votre soutien et votre confiance en eux pour aller de l’avant.
Si vous en ressentez le besoin, il peut s’avérer utile d’établir un plan d’action, ensemble, pour gérer les conséquences de ce départ au mieux. Rien de tel pour renforcer la cohésion d’équipe, et ainsi en sortir avec une équipe plus motivée et solidaire que jamais.
Conseil n°6 - Faites du départ un vecteur d’amélioration
Comme vous l’avez déjà compris, l’ensemble des conseils précédents concourt à un principal objectif : faire de l’offboarding d’un collaborateur un moment d’échange et une opportunité d’amélioration.
C’est tout à la fois l’occasion de prendre de la hauteur sur le fonctionnement de vos processus, sur les éventuels grains de sable à résoudre, et de renforcer les liens qui unissent vos équipes en place. Charge à vous donc de faire de ces moments inévitables de la vie d’une entreprise de véritables opportunités.
Offboarding : le mot de la fin
Appliquer chacun de ces six conseils est un grand pas vers un offboarding de qualité. Que faire, donc, une fois ces éléments intégrés à vos process ? Que faire, surtout, une fois que le départ du collaborateur est effectif ?
Sauf cas particulier, la bonne approche n’est pas de couper les ponts irrémédiablement. Bien au contraire, gardez le contact ! Travaillez votre réseau d’anciens collaborateurs, pour faire de ceux-ci de véritables ambassadeurs de votre entreprise et de votre marque employeur.
L’animation de ce réseau pourra par exemple prendre la forme d’une newsletter trimestrielle ou semestrielle, ou se manifester via des événements ponctuels.
A vous de jouer !
